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근로계약서 재발급 절차, 분실했을 때 회사에 요청하는 방법

전설을 읊는 노래 2026. 7. 26. 12:47

근로계약서를 분실했거나 전자파일을 찾지 못한다면 회사의 인사·총무 담당자에게 보관 중인 계약서 사본을 요청해야 합니다. 재직 중인 근로자뿐 아니라 퇴사한 근로자도 본인이 작성한 계약서의 사본 제공을 요청할 수 있습니다.

다만 근로기준법상 근로계약 체결 당시 사용자의 서면 명시·교부 의무와, 분실 후의 ‘재발급’은 구분해서 볼 필요가 있습니다.
법에서 별도의 재발급 민원 절차를 정해 둔 것은 아니므로 회사에 요청 기록을 남기는 방식으로 진행하는 것이 좋습니다.

종이로 작성했다면 회사가 보관하는 원본 또는 사본을 복사해 달라고 요청합니다. 전자근로계약서를 작성했다면 이메일, 문자메시지, 전자계약 서비스의 문서함에서 먼저 내려받을 수 있는지 확인합니다.

계약을 갱신하거나 임금·근무시간이 변경된 적이 있다면 최초 계약서만 요청해서는 현재 근로조건을 확인하기 어렵습니다. 최초 계약서와 갱신계약서, 변경합의서가 있다면 함께 요청하는 것이 안전합니다.

인사팀이나 사업주에게 성명, 사번, 근무 부서, 입사일과 계약 기간을 알리고 근로계약서 사본을 요청합니다. 퇴사자라면 근무했던 기간과 당시 부서까지 적어야 담당자가 자료를 찾기 쉽습니다.

수령 방법은 이메일 PDF, 우편, 팩스 또는 방문 수령 중 회사와 협의할 수 있습니다. 개인정보가 포함된 서류이므로 회사에서 신분증 사본이나 본인확인 절차를 요구할 수 있으며, 대리 수령은 위임장이 필요할 수 있습니다.

전화로만 요청하면 나중에 요청 사실을 확인하기 어려울 수 있습니다. 이메일이나 문자로 필요한 계약서의 종류와 수령 방법을 구체적으로 남기는 것이 좋습니다.

예를 들어 “2024년 3월부터 2025년 8월까지 근무한 홍길동입니다. 재직 당시 작성한 근로계약서와 갱신계약서 사본을 PDF로 보내주시기 바랍니다”라고 작성할 수 있습니다. 제출 목적이 있다면 필요한 날짜도 함께 알립니다.

근로계약을 체결할 때 사용자는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 법에서 정한 근로조건을 서면으로 명시하고 근로자에게 교부해야 합니다. 근로자가 요구하지 않아도 계약 당시 사본을 교부하는 것이 원칙입니다.

처음부터 계약서를 받지 못했다면 단순 분실에 따른 재발급 문제가 아니라 서면 교부 의무 위반 여부가 문제 될 수 있습니다. 회사에 서면으로 다시 요청한 뒤에도 해결되지 않으면 고용노동부 고객상담센터 또는 관할 지방고용노동관서에 상담할 수 있습니다.

사본을 받으면 계약기간, 근무 장소, 담당 업무, 임금 구성과 지급일, 소정근로시간, 휴일 등이 실제 합의한 내용과 일치하는지 확인합니다. 근로자와 사용자 서명 또는 날인이 빠져 있거나 작성일이 다른 경우에는 담당자에게 확인해야 합니다.

회사가 새 양식으로 다시 작성한 문서를 과거 계약서 사본처럼 전달하는 경우도 주의해야 합니다. 재발급본은 당시 작성한 계약서와 내용이 같아야 하며, 근로조건을 새로 바꾸려면 근로자의 동의와 별도의 변경 절차가 필요합니다.

회사가 폐업했거나 계약서를 찾지 못한다면 급여명세서, 임금 입금내역, 고용보험 자격이력내역서, 국민연금 가입증명서 등으로 근무 사실을 보완할 수 있습니다. 다만 이러한 서류는 임금이나 근로시간 등 전체 계약조건을 대신 증명하지는 못합니다.

재발급받은 계약서는 원본 PDF와 출력본을 함께 보관하는 것이 좋습니다. 전자파일은 개인 이메일이나 별도 저장장치에 보관하고, 계약 변경 때마다 이전 계약서와 새 계약서를 날짜별로 구분해 두면 임금·퇴직금 분쟁이 생겼을 때 확인하기 쉽습니다.